Instrukcja obsługi

Poniżej ekran programu, który pojawi się przy pierwszym uruchomieniu, gdy nic nie jest jeszcze zdefiniowane. Program jest gotowy do pracy — wystarczy dodać swoją firmę.

Po naciśnięciu klawisza [Firmy] program umożliwia dodanie swojej firmy. Możesz dodać nawet wiele firm — każdą trzeba dodać wciskając klawisz [Dodaj].

Dla każdej firmy należy wprowadzić takie dane jak NIP i nazwę firmy, oraz wskazać pliki pobrane ze strony rządowej KSeF (ap.ksef.gov.pl), tj: plik certyfikatu oraz plik klucza.

Przy generowaniu klucza strona rządowa KSeF żąda podania hasła. To hasło należy wpisać jako „hasło klucza". Jeśli chcemy, żeby pobrane faktury wysyłane były do osoby księgującej, to należy wprowadzić jej adres email.

Pobieranie faktur następuje po wciśnięciu klawisza [Pobierz faktury]. Program domyślnie pobiera faktury nie starsze niż 4 dni, ale tę liczbę dni można dowolnie zmienić w polu „Dni".

Pobrane faktury trafiają na listę ze statusem „NOWA". Na liście widoczne są najważniejsze dane: numer KSeF, numer faktury, data, sprzedawca, NIP sprzedawcy, kwota brutto, waluta i status.

Po wciśnięciu klawisza [Szczegóły] lub po podwójnym kliknięciu na fakturę pojawią się dane KSeF. Widoczny jest link weryfikacyjny oraz dane, których żąda strona KSeF przy weryfikacji (nr faktury, NIP kupującego, kwota brutto). Jest też możliwość obejrzenia wizualizacji faktury w formie PDF lub oryginalnego pliku XML.

Jeśli chcemy fakturę przekazać do księgowości w formie elektronicznej, możemy — przed wysłaniem jej mailem — ją opisać. Okno opisu pokazuje dane sprzedawcy, pozycje faktury i pozwala dodać opis merytoryczny (np. cel zakupu).

Po opisaniu zmienia się status faktury na liście na „Opisana":

Po wciśnięciu klawisza [Wyślij os. księgującej] następuje przekierowanie do aplikacji pocztowej, z której następuje wysłanie wiadomości z załączonym PDF-em. Po sprawdzeniu i wysłaniu należy w programie potwierdzić wysłanie.

Po potwierdzeniu faktura zmienia status na „Wysłana":

Lista posiada kilka możliwości filtrowania, które ułatwiają odnalezienie konkretnej faktury:

Zakres dat: pola „Od" i „Do" pozwalają ograniczyć wyświetlane faktury do wybranego okresu.
Szukaj: filtrowanie po dowolnej frazie — program szuka w numerze faktury, nazwie sprzedawcy i NIP-ie.
Tylko nowe: checkbox pozwalający wyświetlić tylko faktury, które nie zostały jeszcze opisane ani wysłane.

Bezpieczeństwo całego procesu gwarantowane jest przez zaawansowane techniki kryptograficzne zastosowane przez Ministerstwo Finansów. Do tego celu wykorzystywane są pliki pobrane ze strony KSeF: certyfikat (.crt) i plik kluczujący (.key) zabezpieczony hasłem podanym przez użytkownika na stronie KSeF.

Pliki crt i key zapisane są na dysku. Hasło szyfrujące klucz zapisane jest w pliku konfiguracyjnym. Szyfrowanie to można wzmocnić przez ustanowienie PIN-u w ustawieniach globalnych.