Instrukcja obslugi modulu wystawiania i wysylania faktur elektronicznych do KSeF
Pobierz i umiesc w jednym folderze 4 pliki:
Pliki mozesz umiescic w dowolnym folderze. Jesli uzywasz juz KSeFek Pobieracz — umiesc Wystawiacz w tym samym folderze. Oba programy wspoldziela baze ksefek.db i konfiguracje ksefek.ini.
Przy pierwszym uruchomieniu program poprosi o uzupelnienie danych sprzedawcy (NIP, nazwa firmy, adres). Mozesz je pobrac automatycznie z bazy GUS wpisujac tylko NIP.
Jesli masz juz skonfigurowanego KSeFek Pobieracza w tym samym folderze, dane sprzedawcy i certyfikat KSeF zostana automatycznie odczytane z wspolnego pliku konfiguracyjnego.
FV/{NNN}/{MM}/{RRRR}KOR/{NNN}/{MM}/{RRRR}{NNN} — numer kolejny (3-cyfrowy){MM} — miesiac, {RRRR} — rokUzyj tego samego certyfikatu co w KSeFek Pobieraczu. Certyfikat musi byc autoryzowany w panelu KSeF na stronie Ministerstwa Finansow.
Trzy tryby wysylki powiadomien email:
BCC — opcjonalny adres do wiadomosci (kopia kazdego wyslanego maila).
katalog / NIP / rejestr / RRRR-MM / numer.xml| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Lp | Numer porzadkowy |
| Nr faktury | Pelny numer faktury wg maski |
| Rodzaj | FV VAT lub Korekta |
| Data wyst. | Data wystawienia |
| Kontrahent | Nazwa nabywcy |
| Netto | Kwota netto |
| Brutto | Kwota brutto |
| Forma platn. | Przelew, gotowka, karta itp. |
| Termin platn. | Data terminu platnosci |
| Zapl. | Zielony ✔ gdy zaplacona |
| Status | Zapisana Wystawiona Blad |
| Nr KSeF | Numer referencyjny nadany przez KSeF |
Dwa wiersze filtrow umozliwiaja precyzyjne wyszukiwanie:
Dolny pasek z dzialaniami na wybranej fakturze:
Na gorze ekranu znajduja sie przyciski: Nowa FV (nowa faktura), wybor rejestru, wybor okresu, przycisk Ustawienia, oraz Eksport CSV PRO i Powiadomienia PRO.
Tabela pozycji z kolumnami: nazwa, jednostka, ilosc, cena jednostkowa, stawka VAT, netto, VAT, brutto.
Specjalne oznaczenia wymagane przepisami:
F2 — Zapisz fakture F3 — Podglad PDF Esc — Zamknij
Przy kazdym zapisie (F2) program automatycznie generuje XML faktury zgodny ze schematem FA(3). Nie musisz tego robic recznie — XML jest tworzony w tle.
Kliknij Koryguj na pasku akcji. Pojawi sie dialog z lista wystawionych faktur — wybierz fakture, ktora chcesz skorygowac.
Kazda korygowana pozycja ma dwie linie: Stan przed (oryginalne dane) i Stan po (nowe dane). Roznica miedzy nimi stanowi wartosc korekty.
Wpisz powod korekty — pole obowiazkowe. Np. "Pomylka w cenie", "Zmiana ilosci towaru", "Korekta danych nabywcy".
Korekta musi odnosic sie do faktury wystawionej (wyslano do KSeF). Korekta szkicu (zapisana) nie jest mozliwa — po prostu edytuj fakture.
Faktura musi byc w stanie Zapisana. Sprawdz poprawnosc danych — po wyslaniu edycja nie bedzie mozliwa.
Program automatycznie zmienia date wystawienia na dzisiejsza i rozpoczyna proces wysylki.
Animowany pasek postepu pokazuje kolejne etapy:
W ustawieniach mozesz wlaczyc tryb przedprodukcyjny (api-demo.ksef.mf.gov.pl). Faktury przedprodukcyjne nie maja mocy prawnej — idealne do nauki i testow przed przejsciem na produkcje.
Wysylka do KSeF jest dostepna zarowno w wersji FREE jak i PRO — jest to obowiazek prawny i nie podlega ograniczeniom licencyjnym.
Przed wyslaniem do KSeF faktura ma status "Zapisana". Podglad PDF wyswietla ja z naglowkiem PRO-FORMA — mozesz wyslac nabywcy do akceptacji przed oficjalnym wystawieniem.
Po wystawieniu w KSeF podglad PDF zawiera:
Eksport calej listy faktur do pliku CSV:
Wysylka powiadomienia email z PDF faktury w zalaczniku. Dostepna po kliknieciu Email nabywcy na pasku akcji.
Zbiorcze wysylanie powiadomien dla wielu faktur jednoczesnie. Uruchom przyciskiem Powiadomienia na gornym pasku.
Typy powiadomien (wg priorytetow):
System zapobiega zbyt czestemu wysylaniu tych samych powiadomien:
W gridzie asystenta pozycje w cooldownie sa domyslnie odznaczone, ale mozesz je recznie zaznaczyc.
Asystent analizuje przefiltrowana liste faktur — uzyj filtrow rejestru, aby zawezic zakres powiadomien (np. tylko niezaplacone, tylko wybrany kontrahent).
Przy starcie programu wyswietla sie lista przeterminowanych faktur z dostepnymi akcjami:
KSeFek Wystawiacz i KSeFek Pobieracz uzywaja wspolnego pliku bazy danych ksefek.db (SQLite).
Umiesc oba programy w tym samym folderze. Jesli baza lub konfiguracja nie istnieje, program utworzy je automatycznie przy pierwszym uruchomieniu.
Nie uruchamiaj obu programow jednoczesnie na roznych komputerach z tego samego folderu sieciowego — SQLite nie obsluguje wspolbieznego dostepu zdalnego. Lokalna praca na jednym komputerze jest w pelni bezpieczna.